Das Hinweisgebersystem dient gleichermaßen als Beschwerdeverfahren im Sinne des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes. Es steht allen potentiell Beteiligten offen, auf menschenrechtliche oder umweltbezogene Risiken sowie auf Verletzungen menschen-rechtsbezogener oder umweltbezogener Pflichten hinzuweisen, die durch das wirtschaftliche Handeln des Unternehmens, verbundene Unternehmen, unmittelbare Zulieferer und mittelbare Zulieferer entstanden sind.
Das Verfahren einer Meldung zum Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz läuft folgendermaßen ab:
Die Meldung wird entweder über das Hinweisgebersystem whistleblow.org oder per Telefon entgegengenommen. Geht die Meldung per Telefon ein, wird der Hinweisgeber gefragt, ob ein Protokoll oder ein Vermerk des Gesprächs angefertigt werden darf.
Zu Beginn des Verfahrens wird geprüft, ob die Beschwerde beziehungsweise das Thema des eingegangenen Hinweises unter den Anwendungsbereich des Beschwerdeverfahrens fällt. Im Falle einer Ablehnung wird eine kurze Begründung an die hinweisgebende Person erfolgen.
Dem Hinweisgeber wird eine Eingangsbestätigung zu seiner Meldung innerhalb von sieben Tagen zugestellt. Möchte der Hinweisgeber ein persönliches Treffen mit der zuständigen Person, wird ein solches Treffen innerhalb einer angemessenen Zeit anberaumt.
Die Meldung des Hinweisgebers wird dokumentiert. Sollte die Meldung per Mail eingehen, liegt bereits eine schriftliche Form der Meldung vor. Es muss keine weitere Dokumentation der Meldung stattfinden. Sollte die Meldung per Telefon eingehen, wird eine schriftliche Zusammenfassung des Inhaltes der Meldung in Form eines Vermerks oder eines Protokolls angefertigt. Die Dokumentation der Meldung ist dauerhaft abrufbar und wird unter Beachtung des Vertraulichkeitsgebots verwahrt und behandelt. Wenn ein Protokoll angefertigt werden sollte, wird dem Hinweisgeber die Möglichkeit gegeben, das Protokoll zu überprüfen, gegebenenfalls zu korrigieren und zu unterschreiben.
Die Meldestelle hält während ihrer „Ermittlungszeit“ Kontakt zum Hinweisgeber, um den Sachverhalt zu erörtern. Wenn es nötig ist, kann die Meldestelle zudem weitere Male auf den Hinweisgeber zugehen und weitere Informationen einholen.
Nach dem Eingang der Meldung werden Folgemaßnahmen (insbesondere Einleitung interner Untersuchungen, Weitergabe an eine andere zuständige Stelle, Abgabe des Verfahrens an eine zuständige Behörde, Abhilfemaßnahmen, einvernehmlicher Beilegungsmechanismus) ergriffen.
Da es sich bei Hinweisen um besonders schützenswerte Informationen handelt, dürfen nur die im Vorfeld bestimmten Personen die Entgegennahme und Bearbeitung der Meldung des Hinweisgebers betreuen. Die Identitäten der hinweisgebenden Person als auch der Personen, die Gegenstand der Meldung sind, und diejenigen, die sonst noch in der Meldung genannt werden, werden geschützt.
Die interne Meldestelle lässt dem Hinweisgeber innerhalb von drei Monaten nach Bestätigung der Meldung eine Rückmeldung zukommen, in der die geplanten und/oder bereits ergriffenen Folgemaßnahmen mitgeteilt werden. Diese Rückmeldung erfolgt nur dann, wenn dadurch Nachforschungen oder andere Ermittlungen nicht gestört werden und die Rechte der in der Meldung genannten Personen nicht beeinträchtigt werden.
Die Dokumentation wird nach Abschluss des Verfahrens entsprechend der gesetzlichen Regelungen gelöscht.
Wirksamer Schutz vor Benachteiligung oder Bestrafung aufgrund einer Beschwerde wird durch die Meldestelle gewährleistet. Diese verpflichtet sich, Vergeltungsmaßnahmen aufgrund von Beschwerden oder Hinweisen nicht zu tolerieren und wird konkrete Maßnahmen ergreifen, mit denen Mitarbeitende oder Zulieferer rechnen müssen, wenn hinweisgebende Personen Repressalien ausgesetzt werden.
You can also submit your report in English.
The whistleblower system also serves as a complaints procedure within the meaning of the Supply Chain Due Diligence Act. All potential participants are free to point out human rights or environmental risks and violations of human rights or environmental obligations that have arisen through economic activities by the company, affiliated companies, direct suppliers and indirect suppliers.
The procedure for reporting to the Supply Chain Due Diligence Act is as follows:
The report is received either via the whistleblow.org whistleblowing system or by telephone.
If the report is received by telephone, the whistleblower will be asked whether a protocol or a note of the conversation may be made.
At the beginning of the procedure, it is reviewed whether the complaint or the subject of the information received falls within the scope of the complaint procedure. In the event of a refusal, a brief justification will be sent to the person making the notification.
An acknowledgment of receipt of his report will be sent to the whistleblower within seven days. If the whistleblower would like a face-to-face meeting with the responsible person, such a meeting will be arranged within a reasonable time.
The whistleblower's report is documented. If the report is received by e-mail, a written form of the report already exists. No further documentation of the message is required. If the report is received by telephone, a written summary of the content of the report will be prepared in the form of a memo or protocol. The documentation of the report can be called up permanently and is kept and treated in compliance with the confidentiality requirement. If a protocol is to be made, the whistleblower is given the opportunity to check the protocol, correct it if necessary and sign it.
The reporting office maintains contact with the whistleblower during their "investigation time" in order to discuss the facts. If necessary, the reporting office can also approach the whistleblower several times and obtain further information.
Upon receipt of the report, follow-up actions (in particular opening of internal investigations, transfer to another competent body, transfer of the case to a competent authority, remedial action, consensual resolution mechanism) are taken.
Since whistleblower reports are information that is particularly worthy of protection, only the persons designated in advance may be responsible for receiving and processing the report from the whistleblower. The identities of the reporting persons as well as the persons who are the subject of the report and those who are otherwise named in the report are protected.
The internal whistleblower channel will provide feedback to the whistleblower within three months of confirmation of the report, detailing the follow-up actions planned and/or already taken. This feedback will only be provided if it does not interfere with other investigations and does not affect the rights of the persons named in the report.
The documentation will be deleted after completion of the procedure in accordance with the legal regulations.
Effective protection against discrimination or punishment based on a complaint is guaranteed by the reporting office. The reporting office is committed to not tolerating retaliation for complaints or reports and will take specific action that employees or suppliers should expect if the whistleblower is subject to retaliation.
All potential participants are free to submit human rights or environmental risks and violations of human rights or environmental obligations through our whistleblower channels.
Contact details Legal and Compliance department:
Contact person: Dr. Dirk Otterbach
Telephone number: +49 791 46 5322
Email address: Dirk.Otterbach@Schwaebisch-Hall.de
Contact details Internal Audit department:
Contact person: Michael Seifert
Telephone number: +49 791 46 4535
Email address: Michael.Seifert@Schwaebisch-Hall.de
You can access the electronic whistleblower system via the following Internet address:
https://www.whistle-blow.org/schwaebisch-hall
